Megosztom a tapasztalatomat, talán hasznos lehet a számodra. Annak idején, amikor a Barzak Szőnyegmosót elindítottuk arra fókuszáltunk, hogy maga a szőnyegmosás tökéletes legyen. Ezért kipróbáltunk számtalan vegyszert, sampont, tisztítószert, különböző gépeket. Végül megtaláltuk azt a módszert, azt a szőnyegsampont, amivel a mai napig is tisztára ki tudjuk mosni a szőnyeget. Ám ez kevés ahhoz, hogy egy jól működő vállalkozást tudjunk felépíteni.
Kihagyhatatlan tényező az ügyfél.
Tisztában voltam azzal, hogy fontos az ügyfelekkel foglalkozni, de nem tudtam, hogy hogyan. Ezért elkezdtem mindenféle marketing, PR, szövegíró tanfolyamra, webinárra, workshopra járni. Elvégeztem egy seregnyi képzést, mígnem eljutottam arra a pillanatra, hogy már azt sem tudtam, hogy ki kivel van, hogy eszik-e vagy isszák ezt az egészet. Úgy össze voltam zavarodva, hogy az valami hihetetlen. Ez körülbelül 3 éve volt. Akkoriban reggeltől estig dolgoztam, folyamatosan csináltam a feladatokat, de se eleje, se vége nem volt. Állandóan tüzet oltottam, mindig jött valami hirtelen s.o.s. feladat, amit meg kellett oldani. Egyszerűen rettenetes volt. Este hazamentem és még akkor szüntelenül zakatoltak a gondolataimat.
Először az alapokat kellett helyretenni.
Ekkortájt találkoztam Mónival és Anitával. Ők hozták létre a hALadjunk – vállalkozásfejlesztés nőknek Facebook csoportot! Amikor regisztráltam hozzájuk azonnal megtapasztaltam, olyan jó dolgokat mondanak, amiket folyamatosan és azonnal be tudtam építeni a vállalkozásomba. Mónitól megtanultam, hogy mi mindent tudok megtenni azért, hogy be tudjam azonosítani a feladatokat. Javaslatára elkezdtem írni a tevékenységeimet egy naptárba, azaz hogy melyik nap mit csináltam percre pontosan. Döbbenetes volt. Hetekig írtam becsülettel, percre pontosan. Amikor visszatekintettem, rájöttem, hogy ezeket a teendőket munkakörönként lehet csoportosítani. Hiszen egymagam voltam egyszerre a HR-es, a marketinges, a fejlesztő, az ügyvezető és még sorolhatnám. Ezután már tömbösítve végeztem az elintéznivalókat és nem csapongtam a különböző munkakörök feladatai között.
Megfigyeltem magamat.
Szintén Móni javaslatára elkezdtem megfigyelni saját magamat, hogy melyik feladat az, amit szeretek csinálni, és melyik feladat, amit nem szeretek csinálni. A “nem-szeretem” feladatok közül van, amit meg kell csinálni, de van, amit el is lehet engedni vagy ki lehet szervezni. Ugyanis a saját vállalkozásunkban azt csinálunk, amit mi akarunk. Persze meg kell csinálni sok mindent, amihez nincs kedvünk, de azért mindennek van határa. Tehát a “nem-szeretem” feladatok közül rájöttem, hogy rengeteg olyan van, ami ismétlődő, tehát sablonizálható, szépen leírható a folyamata, viszonylag rövid feladatok, betanítható. Ezek lettek azok, amiket első körben delegáltam.
Végül listát készítettem.
Sokat segített nekem a feladatlista készítése is. Csoportosítottam fontos és sürgős minőség szerint. Ezt a táblázatot Anita mutatta.
A rózsaszín se nem fontos, se nem sürgős. Igazából ez akár törölhető. Nnna én nem nagyon szeretek törölni! Az elengedés rosszul megy, ezért inkább ezt a kategóriát ötletnek hívom és felírom egy nagy lapra, ami az ajtó mögött van felragasztva a falra. Ide írom az ötleteimet, amit nem akarok törölni, viszont az agyamból ki akarom rakni. Ezek mind olyan gondolatok, amik nélkül teljesen jól működik a vállalkozásom. Amikor viszont megvalósul egy egy elgondolás, akkor az adja az igazi fűszerét a vállalkozásnak. Ez abszolút nem delegálható feladat.
A sárga rész az, amit én nem szeretek csinálni, mert ezek ismétlődő feladatok. Ezek delegálható feladatok, amiről az előbb meséltem. Sürgős, azaz a vállalkozás mindennapi működéséhez szükséges. Rendszeresen, tervezetten kell csinálni. Nem fontos, ami azt jelenti, hogy bárki, aki be van tanítva erre a feladatra meg tudja csinálni. A vállalkozás napi működéséhez nélkülözhetetlen.
A zöld az a tűzoltás. Na ezt aztán tényleg utálom csinálni. Sürgős is és fontos is. Ha bármit hirtelen kell megoldani, akkor én leblokkolok. Az esetek nagyon kicsi százalékában vagyok képes arra, hogy megcsináljam az ilyen típusú feladatokat. A mi vállalkozásunkon belül a férjem csinálja a tűzoltást. Nagyon hirtelen, hihetetlenül gyorsan és jól tud dönteni. Az ő agya elképesztően jól működik az ilyen típusú feladatoknál, úgyhogy ezeket abszolút ő vette át tőlem. Szerencsére mostanra már sikerült úgy kiépítenünk a rendszerünket, hogy engem gyakorlatilag meg se találnak az ilyen típusú ügyek, mert mire megtudom, addigra megoldódik.
A férjem viszont nem szeret tervezni, én pedig imádok. Ez a kék rész. Ami nem sürgős, de annál fontosabb. Például egy weboldal elkészítése nem sürgős már olyan tekintetben, hogy mindegy, hogy holnapra, holnaputánra, a jövő hétre vagy azután készül el. Nem számít. Csak az számít, hogy elkészüljön! Az ilyen előremutató, fejlesztéses feladatok nélkül nem fejlődik a vállalkozás. Fontos alappillérei a vállalkozásnak. Én abszolút ez a típus vagyok, ezeket szeretem a legjobban csinálni. Nagyon profin be tudok most már mindent tervezni.
Létfontosságú a rendszer.
Amikor bele voltam keseredve a sok tennivalóba, az egész vállalkozás is zavaros, rendszertelen volt . Folyamatos tűzoltásból álltunk és ezt pontosan érezték az ügyfelek is, emiatt aggodalmaskodóak, ingerültek voltak. Ami teljesen érthető volt. Nem tudtuk mikor mi fog történni, így az ügyfelek sem tudták.
Felépült a rendszer, az Ügyfél útja rendszer is. Mindent pontosan meg tudunk mondani és folyamatosan tájékoztatjuk a szőnyegtulajdonosokat, hogy mikor mi történik. Szeretik, mert minden kiszámítható. Nyugodtak, hálásak, lelkesek és folyamatosan megosztják a jó érzéseiket a Google értékelésekben.
Rendkívül fontos dolog az ügyfelekkel foglalkozni, az ügyfelek szemén keresztül nézni a saját vállalkozásunkat. Ezért az egyik létfontosságú rendszer, amit mindenképp meg kell építeni, az az Ügyfél útja rendszer.
